Cuando se organiza un evento, la elección del espacio y su distribución juegan un papel crucial en la experiencia de los asistentes. Desde el primer momento en que los invitados entran en el espacio, hasta el último detalle de la decoración y mobiliario, cada elemento influye en el éxito del evento.
La primera impresión cuenta
El acceso al lugar del evento es el primer punto de contacto con los asistentes. Una entrada accesible y bien organizada, con una recepción clara, señalización intuitiva y un diseño atractivo puede generar una sensación de bienvenida, nada como una buena impresión (que al fin y al cabo marca el éxito del evento).
Por otro lado, tenemos que tener en cuenta que, una vez llegados a la sala, la distribución es importantísima, tiene que facilitar el movimiento de los asistentes, evitando basura y cosas por medio, esto hará que los invitados se muevan por el espacio sin problemas.
Para eventos con distintas actividades, como conferencias o teambuildings, es esencial definir áreas específicas para cada actividad: zonas de interacción, descanso y cóctel. Por ello, el tipo de mobiliario y su disposición influyen directamente en la interacción entre los asistentes y contribuye a la creación de un ambiente inmersivo.
Otro factor a tener en cuenta, es el uso de tecnología, como pantallas LED, y sistemas de sonido, estos detalles mejoran la experiencia de los asistentes y ayudan a la comunicación del mensaje (sobre todo en presentaciones de producto, conferencias, etc.)
Por último, pero muy importante es el cierre del evento, es tan esencial como su inicio. Un punto de salida bien señalizado y con personal que agradezca la asistencia y despida a los asistentes, puede dejarles una impresión positiva duradera.
En definitiva, la distribución del espacio no solo impacta la logística del evento, sino también la percepción y el disfrute de los invitados.
